Een of de vijf gemeenten archiveert de website met de gemeentelijke informatie niet. Dat staat vandaag in Binnenlands Bestuur.

Wij vroegen er al eerder aandacht voor, de archivering van de gemeentelijke website en het Raads Informatie Systeem met alle raadsvoorstellen, ingekomen- en verzonden stukken, alsmede de agenda's van de commissies en raadsvergaderingen en de geluidsverslagen. De WWK linkte de laatste jaren dikwijls naar de gemeentelijke website voor raadsvoorstellen en ingekomen stukken. Onlangs werd het raadsinformatie systeem, waarin al die informatie bewaard wordt, op de schop genomen door de externe leverancier, de firma Notubiz. Dat levert voor een aantal links nog wel een pagina op, maar bijv. een pagina van Notubiz. Ook komt het voor dat oude links domweg niet meer werken en een foutmelding geven. Griffier Ina Schutte was zeer bereidwillig om een begin te maken met het handmatig herstellen van de WWK-links naar het nieuwe systeem van Notubiz, maar dat was onbegonnen monnikenwerk. En wij waagden ons er ook niet aan.

Archief ook online?

Nu wordt de gemeentelijke website niet voor de WWK onderhouden, maar voor de burgers van Wijdemeren. Maar daar kan de schoen echt gaan wringen. Als u een langlopend conflict met de gemeente heeft, dan bent u voor veel informatie afhankelijk van het gemeentelijke archief, ofwel de website, ook van vier, vijf, zes of meer jaar geleden. Als die informatie er niet meer is, dan heeft u een probleem in uw bewijsvoering. En dan is er nog iets. Een archief kan een complete website opgeslagen op een dvd of harde schijf in de kast zijn, maar onbereikbaar voor de burger, of anderzijds een echt archief dat continu in de lucht is.

Vakblad voor archivarissen

Universitair docent Internetrecht Mathieu Paapst stelt, op basis van eigen onderzoek dat deze maand gepubliceerd is in Archievenblad, het vakblad voor archivarissen, dat 21 procent van 390 gemeenten het nalaat om de gemeentelijke website conform de wettelijke eisen te archiveren. In Binnenlands Bestuur, het blad voor ambtenaren, staat vandaag een artikel over deze problematiek.

In dat artikel staat:

Opgegeven redenen gemeenten

Van de 390 onderzochte gemeentes hebben 232 gemeentes duidelijk op hun website staan hoe, en bij welke externe partij zij de website archiveren. Paapst vroeg de overgebleven 158 om informatie over hun beleid. Zo zijn er 10 gemeenten die de komende jaren gaan herindelen en daarom archivering van websites nog even voor zich uitschuiven. 'Hoewel dat bedrijfseconomisch misschien logisch lijkt, is het voor de bewijsrechtelijke en verantwoordingsfunctie van een archief natuurlijk niet goed. Als rechtzoekende burger kun je achteraf bijna nooit meer aantonen dat een bepaalde toezegging echt in het verleden op de website heeft gestaan', becommentarieert Paapst daarover.
 

Niet op de hoogte

Paapst trof daarnaast twaalf gemeenten die aangaven het archiveren van een website te duur te vinden. Veertien gemeenten gaven aan niet op de hoogte te zijn van de verplichting tot archiveren van informatie op de website. Dan was er nog een groep van 28 gemeenten die wel op de hoogte is, maar geen reden kan noemen waarom de archivering achterwege wordt gelaten, en heeft ook geen concrete plannen om op korte termijn te gaan archiveren. Een groep van 19 gemeenten had eveneens geen reden, maar heeft wel plannen om op korte termijn te beginnen met archiveren.

Archiveren van e-mail

Er is mogelijk nog een internetonderwerp dat ook aandacht verdient in gemeenteland. Hoe zit het met het archiveren van emailverkeer intern en met de buitenwereld. Ook dat kan bij een juririsch conflct plotseling van groot belang blijken te zijn. (Denk maar aan Hillary Clinton en Henk Kamp.)

Lees ook:

17012014 Wijdemeren Papierloos
24012014 Raadsinformatie
28082015 404 File not Found: Linkrot
27102015 Raadsinformatie en WWK-archief