persbericht

College besluit tot volledige digitale vervanging papieren documenten

Het college van B&W besluit als eerste in de regio Gooi- en Vechtstreek tot volledige digitale vervanging van papieren documenten volgens archiefwettelijke regels. Dit betekent dat papieren documenten gedigitaliseerd worden en voortaan alleen nog digitaal bewaard worden.

Digitaal per zaak opgeborgen

Papieren documenten van inwoners en bedrijven die per post binnenkomen worden bij binnenkomst gedigitaliseerd en het papieren exemplaar wordt vervolgens vernietigd. Uitgaande post wordt door de gemeente veelal nog wel op papier verzonden, maar het kopie-exemplaar voor de gemeentelijke administratie wordt alleen nog digitaal bewaard. De digitale stukken worden per zaak (veelal per aanvraag) opgeborgen, dit heet ‘zaakgericht werken’. Als inwoners contact met de gemeente opnemen kan de gemeente eenvoudig alle correspondentie en documenten over de bepaalde zaak digitaal erbij zoeken.

Volgens strikte regels

Het digitaliseren gaat volgens strikte regels die zijn opgenomen in het ‘Handboek digitale vervanging van analoge informatie’. Het besluit geldt zowel voor permanent te bewaren stukken, als voor de vervanging van (op termijn) te vernietigen documenten. Digitale reproducties (de gescande documenten) krijgen de status van origineel en worden daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet.

Toewerken naar volledig digitaal

Met dit besluit kan de gemeente haar informatiehuishouding volledig digitaal inrichten en hoeft er geen papier meer gearchiveerd te worden. Dubbel bewaren is ook verleden tijd. De afdeling Belastingen en Publieke veiligheid en toezicht werkten afgelopen jaar al volledig digitaal. In de loop van dit jaar volgen andere gemeentelijke afdelingen. In de toekomst wordt het voor inwoners ook mogelijk om de voortgang van bijvoorbeeld een aanvraag te volgen via de website van de gemeente.