Prof. Dr. Hans Bossert deed onderzoek naar de problemen bij het tot standkomen van de BSWW, de gezamenlijke belastingheffing en -inning.

Inleiding

Bij het samenvoegen van de afdelingen die belasting heffen in Stichtse Vecht, Weesp en Wijdemeren ging er de afgelopen twee jaar veel fout. Toch blijkt dat er onder de streep een financieel voordeel werd behaald, waardoor het beeld er op dit moment wat rooskleuriger uitziet dan het lange tijd leek. Dat is de conclusie die prof. Dr. Hans Bossert trekt nadat hij de afgelopen maanden diepgaand onderzoek deed naar de gang van zaken rond de samenwerking tussen de drie gemeenten.

Links burgemeester en BSWW voorzitter Freek Ossel, rechts Prof. Dr. Hans Bossert

De omgevingsfactoren

De Wet van Murphy zegt dat als iets mis kan gaan, dat dan ook bijna altijd gebeurt. De vorming van Belastingen Stichtse Vecht (SV), Weesp (WS) en Wijdemeren (BSWW) gebeurde onder een ongelukkig gesternte zo stelt Hans Bossert vast. Bij de start was de samenwerking op belastinggebied een onderdeel van veel meer samenwerkingsverbanden tussen de drie gemeenten. Ook in het sociale domein. En er waren voornemens om die samenwerking nog verder te intensiveren, mede onder druk van minister Plasterk die vond dat gemeenten minimaal 100.000 inwoners moesten hebben. (En laten de SWW gemeenten nu samen 105.000 inwoners hebben.) Het CDA, de PvdA en GroenLinks zagen in juni 2013 geen enkel heil in samenwerking met Stichtse Vecht en Weesp in het sociale domein.

Wijdemeren: DB weg, CDA aan de macht

Dat werd anders na de verkiezingen in maart 2014, toen in Wijdemeren DorpsBelangen afgestraft werd en het CDA op de troon werd gehesen. Was de focus eerst op samenwerking binnen SWW, na de verkiezingen werd de blik door het CDA weer naar de regio Gooi en Vechtstreek gericht. De aandacht voor de samenwerkingsverbanden met SV en WE droogde op, ook voor BSWW. Maar de belastingtrein leek niet meer te stoppen.

Alarmbellen

Van september 2014 tot februari 2015 liep een tenderprocedure om het belastingsysteem (software) aan te schaffen voor BSWW. De keuze viel op GOUW IT BV, die verreweg de goedkoopste aanbieder was. Uit het onderzoek blijkt dat met die keuze al de eerste problemen in huis gehaald werden. Alle aanbieders scoorden op alle punten goed, maar de aangeboden prijzen lagen zeer ver uit elkaar. De eerste alarmbellen hadden moeten gaan rinkelen. Volgens Hans Bossert waren de specificaties niet diep genoeg uitgediept en was er te weinig aandacht voor de inrichting van de nieuwe organisatie en met name voor de kosten van en het werk aan de transitie (conversie) van de drie oude systemen naar één nieuw systeem.

V.l.n.r. drie burgemeesters Marc Witteman (SV), Bas Jan Bochove (WS), Freek Ossel (Wdm) en onderzoeker Hans Bossert.
Op de achtergrond Carolina Ligter (communicatie Wdm).

De kosten vallen mee

De som van de kosten die de drie gemeenten voor de samenwerking aan belastingheffing uitgaven was 2,5 miljoen euro per jaar. De colleges van de drie gemeenten verwachtten een opbrengst uit efficiencyverbetering van 1 miljoen euro per jaar. Die winst werd meteen ingeboekt, waardoor er 1,5 miljoen euro per jaar werd begroot aan kosten nadat de samenwerking vorm had gekregen in zomer 2015. De transitiekosten om van de oude systemen over te gaan naar de nieuwe werden vergeten of op nul geschat. Vanaf februari werd begonnen met de implementatie van het nieuwe (GOUW IT) belastingsysteem. In augustus 2015 zou dat opgeleverd worden. In de loop van de maanden bleek dat het overbrengen van de gegevens uit de oude systemen naar het nieuwe op grote problemen stuitte, waardoor de kosten uit de hand liepen. Er werd als nog 5 ton extra uitgetrokken om de transitiekosten  te dekken. Politiek gaf dat flink wat beroering, maar Hans Bossert rekende voor dat daarmee nog steeds 5 ton voordeel werd behaald ten opzichte van  de drie aparte gemeenten.

De implementatie

De toepassing zou volgens de eerste planning in augustus 2015 opgeleverd worden. Dat werd steeds een maand later. Uiteindelijk ging het systeem in november in productie. Maar nog steeds zaten er fouten in de overgezette gegevens, waardoor de belastingheffing in februari in gevaar dreigde te komen. Dat was iets dat koste wat kost voorkomen moest worden. De BSWW medewerkers werkten zich drie keer in de rondte met een onvolledig en kreupel systeem dat niet formeel opgeleverd was en bovendien foute gegevens bevatte. De verzending van de aanslagen OZB in februari werd niet gehaald. Maart werd wel gehaald, al werd er een voorbehoud gemaakt dat er hier en daar iets fout zou kunnen zijn.

De organisatie

Hans Bossert stelde vast dat de BSWW organisatie een stiefkindje werd nadat het enthousiasme in Wijdemeren om over de volle breedte met de drie gemeenten samen te werken bekoeld was. Een deel van de functies ging niet mee,  maar werd nog binnen de gemeentelijke organisaties uitgevoerd. Bossert stelt dat de PIOFAH ¹) functies niet mee gingen naar de BSWW, maar achterbleven bij de gemeenten. Rapportages, informatievoorziening  en financiën krijgen niet de aandacht  die nodig is. De managementlaag is volgens Bossert te zwaar in verhouding tot het kleine aantal BSWW-teamleden (ca. 20).

Hans Bossert wordt geinterviewd door RTV Stichtse Vecht.

(Het interview met RTV Stichtse Vecht vindt u hier.)

Het bestuur, wethouders buiten spel

De BSWW werd opgezet als een lichte gemeenschappelijke regeling, een samenwerkingsverband tussen meerdere gemeenten. Het bestuur van de BSWW werd gevormd door de drie burgemeesters. Door deze constructie te kiezen kwamen die in een lastige positie met twee petten op. Als de BSWW een belang had dat tegenstrijdig was met dat van een deelnemende gemeente, dan werd het lastig kiezen. Nog lastiger werd het, omdat de wethouders financiën, formeel de opdrachtgevers van de BSWW geen enkele positie in de BSWW hadden. Vroeg de raad iets aan de wethouder over de BSWW (logisch), dan stond die met de mond vol tanden, omdat hij geen rapportages kreeg die het bestuur wel kreeg. Hans Bossert wees nog op een andere zwakte die met de keuze voor de burgemeesters als bestuur geïntroduceerd werd. Als er iets grondig mis ging, dan kon er niet hogerop in de gemeentelijke hiërarchie meer bijgestuurd worden, want er was geen hogerop.
De drie burgemeesters Marc Witteman (SV), Bas Jan van Bochove (WS) en Freek Ossel  (WDM) namen bij de persconferentie van gisteren de volledige verantwoordelijkheid voor de problematiek in de BSWW samenwerking. Hans Bossert wees erop dat alle besluiten met de beste bedoelingen werden genomen, maar niet altijd het gewenste effect hadden. Ook op dit punt gaven de burgemeesters toe dat de keuzen niet gelukkig waren geweest.

Hoe nu verder?

Prof. Hans Bossert legde drie keuzen voor, omdat doorgaan op de huidige voet niet kan. Stoppen , doorgaan en uittreden. Stoppen en uittreden achtte hij zeer risicovol voor het heffing- en inningproces van de drie gemeenten. Hij pleitte voor doorgaan met de nodige investeringen om de BSWW als organisatie “de nodige vlieghoogte” te geven. Daarbij leek het hem het beste om aansluiting te zoeken bij (een) andere gemeente(n) om tot versterking te komen. De vraag kwan of de eventuele herindelingsvoorstellen die de provincie in november gaat doen geen roet in het eten kunnen gooien. Burgemeester Marc Witteman van Stichtse Vecht zei dat hij in een vorige functie ook een dergelijke samenwerking had ervaren die zich niet noodzakelijk aan provinciegrenzen hoeft te houden. Er werd ook opgemerkt dat gemeentelijke belastingheffing en -inning wellicht een landelijke taak zou moeten worden.

Conclusie

Er is veel mis gegaan. De problemen met de BSWW systemen zijn kenmerkend voor de manier waarop de overheid bijna altijd te licht denkt over automatisering en dan op de koffie komt. Kijk naar de PGB problemen bij de SVB , minister Plasterk die het geldverslindende BRP project stopt en zo zijn er tal van voorbeelden te geven. Een deel van die problemen komt door (meestal politieke) onderschatting van de inspanningen om automatiseringsprojecten binnen tijd en binnen budget te realiseren. Het budget wordt te laag begroot, waarna er additioneel regelmatig extra geld nodig is, waardoor het imago van het project helemaal ter ziele gaat. De politiek heeft haast en vraagt dingen die niet kunnen. Zo ook hier. Automatisering is een vak!

En dan is bij de BSWW nog het voordeel dat er tot nu toe, ondanks alles, toch een besparing is bereikt. Count your blessings BSWW.

¹) PIOFAH staat voor: Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Automatisering en Huisvesting

Lees ook: