brief aan de gemeenteraad

Geachte Raadsleden en fractieassistenten,

Op 30 juli 2007 heeft de Tomingroep een brief met kenmerk FO-DU-07-00531 gestuurd aan alle leden van de colleges van B&W, Gemeentesecretarissen, Gemeenteraden, Fracties en Griffiers van de gemeenten Bussum, Hilversum, Huizen, Naarden, Weesp en Wijdemeren. Ook heeft de Tomingroep de media benaderd om de inhoud van deze brief openbaar kenbaar te maken. In deze brief geeft de Tomingroep aan naar haar mening niet mee te kunnen doen aan de regionale Europese Aanbesteding schoonmaakonderhoud en spreekt daar haar ongenoegen over uit. Het college van de gemeente Wijdemeren hecht er veel waarde aan u te informeren over de inhoudelijke en procedurele kant van deze zaak. In deze brief vindt u deze inhoudelijke en procedurele informatie.

Op 12 juni 2007 is de regionale Europese Aanbesteding schoonmaakonderhoud opnieuw uitgeschreven, waaraan de gemeenten Bussum, Hilversum, Huizen, Naarden, Weesp en Wijdemeren én het Gewest deelnemen. Een dergelijke aanbesteding dient aan strikte voorwaarden te voldoen, conform de Europese wet- en regelgeving. Dit is bijzonder belangrijk omdat een professionele, rechtmatige, integere en transparante wijze van inkopen door overheidsinstanties de laatste jaren erg in de belangstelling staat. Ook recente voorbeelden tonen nogmaals aan dat zorgvuldigheid bij inkoop en aanbestedingsprocessen van eminent belang is. Bovendien wijzen ook de accountantsdiensten de overheidsinstanties op hun verantwoordelijkheid in deze.

Voorafgaand aan deze Europese Aanbesteding hebben de deelnemende gemeenten en het Gewest een zogeheten "Programma van eisen en wensen" (PvE) opgesteld, dat als basisdocument dient voor het uitbrengen van offertes door betreffende marktpartijen. In dit PvE staan alle eisen en wensen expliciet benoemd, waaraan de betreffende marktpartijen dienen te voldoen. Dit PvE is inhoudelijk getoetst door advocatenkantoor Houthoff Buruma, gespecialiseerd in Europese Aanbestedingen, op juistheid en compleetheid met als doel er zeker van te zijn dat er inhoudelijk en procesmatig gehandeld wordt conform hetgeen door de Europese wet- en regelgeving van ons verwacht wordt.

Één van de in het bestek gehanteerde eisen betreft het aangeven van drie relevante referenties van gelijke aard, omvang en complexiteit. Dit is een zeer gebruikelijk criterium (redelijk en proportioneel) in PvE's, zoals opgenomen in de wet en regelgeving "Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten" (BAO), waarmee de marktpartijen dienen aan te tonen de opdracht qua deskundigheid en ervaring ook goed aan te kunnen.

Na publicatie van de aanbesteding krijgen de geïnteresseerde marktpartijen, geheel volgens de procedure, de gelegenheid om vragen te stellen over de inhoud van het PvE. Vervolgens worden de vragen op een vooraf vastgesteld moment in één "Nota van Inlichtingen" beantwoord aan álle geïnteresseerde marktpartijen. De Tomingroep heeft hierbij de vraag gesteld of iedere afzonderlijk te overleggen referentie een waarde van circa € 450.000,- moet hebben. In de Nota van Inlichtingen is daarop geantwoord dat "de drie te overleggen referenties alle qua aard, omvang en complexiteit overeen dienen te komen met deze onderhavige opdracht". De beoordeling van referenties qua aard, omvang en complexiteit betreffen, conform de van toepassing zijnde wet en regelgeving, namelijk ook zaken als aantal locaties, aantal m2 te onderhouden vloeroppervlak, aantal uren, aantal in te zetten medewerkers, technische uitrusting, milieubeheer, etc.. Het is aan de geïnteresseerde marktpartijen vervolgens om aan te tonen de opdracht qua deskundigheid en ervaring goed aan te kunnen. De Tomingroep heeft echter blijkbaar de gevraagde referenties slechts gekoppeld aan het waardebedrag van de onderhavige opdracht en daarmee de vraag en het antwoord zeer beperkt geïnterpreteerd.

De Tomingroep heeft vervolgens besloten op slechts dit ene criterium af te zien van deelname aan de aanbesteding en heeft dit kenbaar gemaakt in haar brief 30 juli 2007, geschreven aan de afdeling Inkoop van de Gemeente Wijdemeren (als regionale "trekker" van deze aanbesteding). Vervolgens heeft de Tomingroep op vrijdag namiddag 3 augustus 2007 in een mailbericht aan haar leden van het Algemeen Bestuur (de portefeuillehouders uit de regio), verzocht om de sluitingstermijn van de aanbesteding (maandagmiddag 6 augustus 2007, 12.00 uur) uit te stellen.

Het is merkwaardig dat de Tomingroep enkele dagen na kenbaar te hebben gemaakt af te zien van deelname, vervolgens vlak voor de sluitingstermijn om uitstel van de sluitingstermijn vraagt. Overigens is het procedureel in een Europese Aanbesteding niet toegestaan de sluitingstermijn zonder meer uit te stellen. Ook navraag bij het advocatenkantoor Houthoff Buruma geeft aan dat het uitstellen van de sluitingstermijn aanzienlijke juridische risico's met zich meebrengt, vanwege het feit dat er géén overtuigend noodzakelijke reden tot uitstel is. Uitstel is dan in een later stadium aanvechtbaar, omdat dit uitstel alleen is gegeven ten gunste van één marktpartij. Van de andere geïnteresseerde marktpartijen zijn geen onduidelijkheden of verzoeken tot uitstel ontvangen. Daarom is besloten de aanbesteding voort te zetten, zoals dat in de procedure is opgenomen en zijn de enveloppen van de inschrijvers op maandag 6 augustus om 12.00 uur in ontvangst genomen en om 14.00 uur geopend, waarvan Proces Verbaal is opgemaakt.

In de pers suggereert de Tomingroep vervolgens dat de betreffende referentie-eis bewust is opgenomen in het PvE, met als vooropgezet doel om de Tomingroep van deelname uit te sluiten. Het is echter nooit de intentie geweest om de Tomingroep uit te sluiten, integendeel. Het oordeel van de Tomingroep niet aan de referentie-eis te kunnen voldoen en daarom af te zien van deelname aan de aanbesteding is volledig haar eigen verantwoordelijkheid.

De Tomingroep wijst de deelnemende gemeenten, in het verlengde van bovenstaande, vervolgens op de gemeentelijke verantwoordelijkheid met betrekking tot Wsw-ers. Welnu: belangrijk is zich eerst te realiseren dat de Tomingroep momenteel in enkele panden in Weesp, Hilversum en Wijdemeren werkzaamheden verricht, wat een beperkt deel uitmaakt van de onderhavige opdracht. Juist in het PvE is nu expliciet een sociale paragraaf opgenomen, waarin geëist wordt van de potentiële opdrachtnemer dat minimaal 10% van de aanneemsom geïnvesteerd wordt in het creëren van arbeidsplaatsen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, waarbij de helft bedoeld is voor begeleid werken van Wsw-ers. Dit percentage is hoger dan gebruikelijk en ook hoger dan in nu lopende contracten het geval is. Deze paragraaf is ook vastgesteld door de bestuurlijke regiegroep inkoopsamenwerking, waarmee de deelnemende gemeenten zich achter deze hoge doelstelling hebben geschaard en zich zullen inspannen om hiervoor geschikte kandidaten te leveren.

Bovendien is in het PvE alle marktpartijen expliciet gevraagd om een gedetailleerde inhoudelijke beschrijving (en stappenplan) hoe zij omgaan met de overname van het huidige personeel in dienst van de huidige schoonmaakbedrijven, een en ander zoals dat conform de schoonmaak CAO ook is vereist.

Al met al is juist dit een voorbeeld van een professionele aanbesteding, waarin meer dan in andere schoonmaakaanbestedingen, ruim aandacht is gegeven aan maatschappelijk belangrijke criteria (zo is bijvoorbeeld ook een milieuparagraaf opgenomen).

Wij hopen door middel van bovenstaande inhoudelijke uiteenzetting een eenduidig en helder inzicht te hebben gegeven in de gevolgde aanbestedingsprocedure. Ook blijven wij van mening deze procedure in samenwerking met de andere deelnemende gemeenten en het Gewest zeer nauwkeurig en strikt volgens de geldende wet- en regelgeving te hebben doorlopen.

Met vriendelijke groet,

Burgemeester en wethouders van Wijdemeren,

de secretaris, de burgemeester,

drs. J. Visser mevr. C.S.A.J. Moote (loco)