Een aantal gemeenten in de regio heeft besloten om gezamenlijk in te kopen. Dat levert voordelen op, maar ook nadelen, zoals nu blijkt.
Er is veel te doen over de aanbesteding van de schoonmaakwerkzaamheden in een aantal regiogemeenten. Wellicht vraagt u zich af waar al die heisa vandaan komt en waar het allemaal over gaat. Een korte uitleg over Europese aanbestedingen is op zijn plaats.
Concurrentie bevorderen Begin jaren negentig besloot de (toen nog) Europese Gemeenschap dat de markt in Europa opengebroken moest worden. Dat leidde tot het besluit dat overheden, die iets wilden aankopen met een hogere waarde dan een bepaald drempelbedrag, openbaar moesten publiceren, in alle landen van de EG, wat men voornemens was aan te schaffen. Het eerste doel was om ook buitenlandse bedrijven een kans te geven op lokale markten van de lidstaten en de concurrentie te bevorderen. Het tweede doel was om de aanbesteding en de aanschaf volgens strikte regels te laten verlopen en te voorkomen dat welke aanbieder dan ook onterecht bevoordeeld zou kunnen worden.
Worsteling In het begin worstelden rijksoverheden met de nieuwe regels, die veel problemen veroorzaakten. Veel later druppelde de Europese aanbesteding naar beneden naar lagere overheden. Er ontstonden bureau's die gespecialiseerd waren in de interpretatie en de uitvoering van aanbestedingen en hulp boden. Bij hele grote werken in de bouw (een enorme brug in Denemarken is een klassiek voorbeeld), legden sommige aanbieders zich erop toe om niet de opdracht te krijgen, maar om een fout in de procedure te ontdekken en dan achteraf naar de rechter te stappen en zo een flinke schadevergoeding te krijgen. Voldoende reden dus voor overheden om zich zeer strikt aan de regels te houden.
Geen pretje
Voor het bedrijfsleven was de invoering van de Europese aanbesteding ook vaak geen pretje, zeker in een markt met veel concurrenten.
Een voorbeeld. Het uur U bij een aanbesteding van duizenden pc's. Het was een drukte van belang. Veertig leveranciers hadden met een compleet team de aanbieding geschreven. Drie ordners vol met toelichtingen, techniek en referenties. En dat in vijfvoud. Maal veertig. Een hoog opgestapelde kar verliet de ruimte waar alle offertes waren ingeleverd. Veertig teams van drie, vier, vijf man, die enkele weken hadden geschreven aan de lijvige offerte, gesteund door specialisten van hun bedrijf in het buitenland. De ontvanger van de offertes ging aansluitend met een team en de offertes twee weken op de hei zitten om ze te beoordelen.
Negenendertig die de opdracht niet zouden krijgen, maar ook geen cent vergoeding voor hun inspanningen. Enkele duizenden manuren verdampt. Een ongelooflijke verspilling als gevolg van de Europese aanbesteding.
Nog een voorbeeld. Een aanbesteding waar kosten noch moeite gespaard waren om de vragen van de aanbestedende dienst goed te beantwoorden. Specialisten invliegen uit diverse landen, het halve bedrijf op zijn kop. Aan het eind van de rit besloot de aanbestedende dienst dat zij iets gevraagd had wat te complex was voor de organisatie en daarom de aanbesteding af te blazen en niets te kopen. Weg investeringen. Niet naar de rechter
Soms wordt er aantoonbaar een beetje vals gespeeld. Onder het mom van een proef wordt zonder aanbesteding een leverancier gekozen die iets mag leveren. Geen van de concurrenten haalt het echter in zijn hoofd om naar de rechter te stappen. Men wil immers later ook nog in aanmerking komen om te mogen leveren. Een rechtszaak helpt daar niet echt lekker bij. Die verziekt de sfeer.
Het bovenstaande schetst enigszins het mijnenveld dat een Europese aanbesteding is.
Hoe gaat zo'n procedure?
Wij beschrijven de standaardprocedure. (Er zijn varianten.)
- Het begint met een gedetailleerde beschrijving van het product of de dienst die aanbesteed wordt. Er is een drempelbedrag van 200.000 euro. Daaronder hoeft niet Europees aanbesteed te worden, daarboven wel. Als het een product is, dan mag het alleen in algemene termen beschreven worden. Merknamen zijn uit den boze, want daarmee worden aanbieders uitgesloten. Een brandweerauto mag wel, een Mercedes mag niet.
-
- De aanbesteding wordt beknopt gepubliceerd op internet en in een dagelijks dik blad waar alle Europese aanbestedingen in staan. Van condooms voor het Franse leger tot copiëermachines voor de deelstaat Rheinland Westfalen. In de publicatie staat de planning van de aanbesteding met de termijnen.
-
- De aanbieders moeten melden dat zij willen meedoen en de stukken van de aanbesteding opvragen. Op een vastgesteld tijdstip, en geen minuut te laat, moeten de offertes ingeleverd worden. (Ik heb ze gezien, puffend uit de hete auto, net uit de file, een minuut te laat met de ordners onder de arm. Te laat. Rechtsomkeert.. RJ) Aanbieders die zich niet gemeld hebben doen niet mee en kunnen de opdracht niet krijgen. Aanbieders die besluiten geen offerte uit te brengen doen ook niet meer mee.
-
- De aanbestedende dienst kan aanvullende mededelingen doen over de procedure of aanvullende vragen stellen, maar die moeten naar alle aanbieders om de kansen gelijk te houden. Individuele contacten of overleg met één van de aanbieders is verboden. Meestal volgen er enkele weken doodse stilte (dead valley).
-
- Binnen de vastgestelde termijn moet de aanbestedende dienst de uitslag van de aanbesteding bekend maken, al kan daar soms wat mee geschoven worden. Bij de gunning hoeft niet altijd de goedkoopste aanbieder te winnen. Factoren als betrouwbaarheid van de leverancier, kwaliteit, nazorg, certificering,referenties, etc. mogen een rol spelen als gevraagd is naar de economisch meest aantrekkelijke offerte.
De trein rijdt
Uit het bovenstaande blijkt waarom wethouder Karin Walters niets meer kan doen voor de Tomingroep. Waarom wethouder Lia Moote benadrukte dat de procedure uiterst zorgvuldig verloopt. Waarom het onmogelijk is dat raadsleden de zaak nog kunnen terugdraaien. En waarom de Tomingroep geen overleg kan gaan voeren met de gemeenten. Tenzij de gemeenten bereid zijn om boetes aan de andere aanbieders te betalen.
Wel kan de raad in de aanbestedingsstukken kijken wat daarin staat aan eisen en zich de vraag stellen of die eisen al dan niet terecht waren. Maar dat is mosterd na de maaltijd. Aan de lopende procedure verandert dat niets meer.
Ieder voordeel heeft zijn nadeel
Door de gezamenlijke inkoop bereiken de aangesloten gemeenten waarschijnlijk een prijsvoordeel. Tegelijkertijd zijn daarmee echter ook de opdrachten veel groter en zal meestal het drempelbedrag overschreden worden. En dat betekent Europees aanbesteden. En Europees aanbesteden betekent veel voorbereiding en planning, veel mankracht en juridische expertise om ongelukken te voorkomen. Veel meer dan bij het ouderwetse opvragen van drie offertes en er eentje kiezen. (Of, erger nog, één offerte opvragen en besluiten.) Gezamenlijke inkoop is niet alleen maar voordelig, er zitten ook nadelen aan.
Update 11-8-2007, 13.00: Meer over grote ICT aanbestedingen? Toeval. Lees vandaag in de NRC twee grote stukken. (Ook op Planet.nl) Hoe de Belastingdienst voor tientallen miljoenen euro's onderhands bij IBM bestelde zonder aan te besteden.
Dossier Tomin:
(Verantwoording: Uw redacteur was indertijd werkzaam in de commercie van een groot IT bedrijf eindverantwoordelijk voor zeer grote overheidsklanten. Daar deed hij ruime ervaring op met Europese aanbestedingen. Dat was soms wel, maar meestal geen pretje.) |