Cor Koster zat bij de de vergadering Bestuur en Middelen en doet verslag van 'Het nieuwe vergaderen'. Hij was niet onder de indruk.

Joost Boermans (D66), voorzitter van de commissie die zich boog
over een andere manier van vergaderen, licht het resultaat toe.

Overslaan

Vrijwel alle lezers van de WWK kunnen dit stukje gewoon overslaan. Er zijn immers veel leukere dingen in het leven dan de vergadercultuur bij de gemeente. Mijn advies: leg deze tekst terzijde, schenk het glas vol, lees een boek of bemin je geliefde.

Als u toch doorleest...

Normaal gesproken zijn er elke maand vier vergaderingen: drie commissievergaderingen op drie achtereenvolgende dagen en één raadsvergadering twee weken later. In een commissievergadering worden vooral technische vragen besproken. Wat er uitkomt is - of zou moeten zijn - een advies aan de gemeenteraad. Het probleem hierbij is voornamelijk de herhaling. Standpunten die verkondigd zijn in de commissie worden vaak gewoon opnieuw naar voren gebracht in de raad.

Beleidskaders

Volgens de huidige wet- en regelgeving is het de raad die de beleidskaders stelt en de belangrijkste beslissingen neemt. In de praktijk wil dat ‘stellen van beleidskaders’ niet erg lukken. Over het algemeen reageert men alleen maar op iets wat van het college komt, in plaats van tegen B&W te zeggen: dit zijn onze ideeën, werk ze maar uit. Bovendien is met dit systeem de inspraak van de burgers niet optimaal. Burgers kunnen weliswaar inspreken bij een commissievergadering, maar dat is pas in een vrij laat stadium van de procedure. Bij een raadsvergadering moeten zij hun mond houden.

Op de schop

Een commissie waar alle raadsfracties in zitten heeft nu voorgesteld om de hele zaak op de schop te nemen. In plaats van twee soorten vergadering komen er vier. Bij ‘opiniërende vergaderingen’ kan men praten over iets wat er aan komt, zoals de geplande duurzaamheidsnota. Dan kan het college al in een vroeg stadium horen wat de raad wil en daar rekening mee houden. Daarnaast zijn er ‘informerende vergaderingen’ die ook ergens anders gehouden kunnen worden dan in het gemeentehuis. Als het bijvoorbeeld gaat over een bestemmingsplan, dan kun je een vergadering ‘op locatie’ houden, ergens in het gebied waar je het over hebt.

De derde soort wordt een ‘debatronde’, waarbij de fracties met elkaar in discussie gaan, een beetje zoals dat nu gebeurt in de raad maar dan beter. Tenslotte is er, als vierde stadium, een ‘besluitvormende vergadering’, waarbij besluiten genomen worden. Daarbij is het niet de bedoeling dat raadsleden nog op de zaak ingaan; ze mogen hooguit een stemverklaring geven.

Beperkte tijd

Voor elk onderwerp op de agenda wordt aangegeven wanneer het begint en eindigt. De achterliggende gedachte daarbij is dat raadsleden èn burgers dan beter kunnen plannen wanneer ze voor een bepaald agendapunt aanwezig moeten zijn. Als er bij het vaststellen van de agenda verwacht werd dat een onderwerp een uur gaat kosten en men is binnen een kwartier klaar, dan wacht men drie kwartier voordat men met het volgende punt begint. Omgekeerd, als er een kwartier is uitgetrokken voor de behandeling van een agendapunt, dan laat de voorzitter na 15 minuten de hamer vallen, ook als de discussie net op stoom komt. “Sorry, maar de tijd is om.” Men hoopt dat de raadsleden daardoor efficiënter met hun spreektijd om zullen gaan.

Met deze nieuwe vorm van vergaderen verwacht men minder vaak en korter te kunnen vergaderen en als raad beter zijn kaderstellende functie te kunnen uitoefenen. Bovendien denkt men de burger eerder te kunnen betrekken bij wat er speelt in de gemeente.

Onvoldragen

Mijn indruk: het is een volstrekt onvoldragen plan, gebaseerd op onrealistische assumpties. Het aantal problemen waarvoor men (nog) geen oplossing heeft is legio. De raad doet er verstandig aan het voorstel direct van tafel te vegen en de commissie terug te sturen met de opdracht: “kom met iets waarmee je de nadelen van het huidige vergaderen ondervangt binnen de huidige structuur”.

Naschrift:

Plotseling viel het kwartje. Waarom stelde voorzitter Jan Willem Nienhuijs (CDA) op 7 januari, out of the blue, voor om maar een kwartier te praten over een agendapunt? Het was niet out of the blue!, Hij testte het nieuwe vergaderen.

Gezien de opstand die dat teweeg bracht lijkt het inderdaad geen goed idee.